事務所の勤怠管理で、「紙のタイムカードの集計に毎月半日かかる」「打刻忘れがあるたびに、総務が本人に時間を聞いて回っている」と感じていませんか。社員数が10〜50名ほどの事務所では、総務・経理・労務を1人の担当者が兼ねていることも多く、月末の集計作業が本来の業務を圧迫しがちです。この記事では、事務所の入口にタブレットを1台置くだけで打刻をデジタル化する方法と、その料金の目安をご紹介します。
事務所の勤怠管理、こんな悩みはありませんか？
社員数がそれほど多くない事務所でも、勤怠まわりの小さな手間は毎月積み重なっていきます。たとえば、次のような状況に心当たりはないでしょうか。
- 月末になると、紙のタイムカードを1枚ずつ見ながら電卓で勤務時間を手集計している
- 打刻忘れや押し忘れがあるたびに、本人へ確認して手書きで修正している
- 時差出勤やフレックスを取り入れている部署があり、記録の付け方がばらついている
- 出社直後に来客や電話の対応が入り、打刻するタイミングを逃してしまう
- クラウド勤怠サービスも検討したが、社員1人ごとにアカウント料金がかかり割高に感じる
どれも1回あたりは小さな手間ですが、毎月繰り返されることで担当者の負担は確実に大きくなります。
紙のタイムカードが事務所で限界を迎える理由
タイムカードの手集計で月末に総務が残業する
オフィスのタイムカードは、打刻そのものは簡単でも、締め日の後に待っている集計が大きな負担になります。1枚ずつ出勤・退勤の時刻を読み取り、休憩時間を差し引いて勤務時間を計算し、表計算ソフトや給与計算の資料へ転記する。この作業を、総務と経理を兼任している担当者が通常業務の合間にこなしているケースは少なくありません。転記ミスがあれば給与に直結するため、見直しにも時間がかかり、結果として月末だけ総務担当が残業するという状態が生まれます。
時差出勤・フレックスで記録のルールが部署ごとにばらつく
働き方の多様化に合わせて、部署によって始業時刻をずらしたり、フレックスを導入したりする事務所も増えています。ところが紙のタイムカードでは、部署ごとに「何時からを出勤とみなすか」「中抜けをどう書くか」といった運用がまちまちになりやすく、手書きの追記や書き直しも増えていきます。集計する側は部署ごとのルールを思い出しながら読み解く必要があり、記入ミスにも気づきにくくなります。
労働時間の「客観的な把握」を紙で続ける不安
労働時間については、会社が客観的な方法で把握することが求められています。紙のタイムカードも記録方法のひとつではありますが、後から手書きで修正された箇所が多いと、記録としての信頼性に不安が残ります。法令上の考え方については、勤怠管理の「客観的把握」義務とは？中小企業が最低コストでクリアする方法で詳しくまとめていますので、あわせてご確認ください。
入口の据え置きタブレットで事務所の勤怠はこう変わる
こうした課題を手軽に解決する方法のひとつが、小規模事務所向けのタイムカードアプリをタブレットに入れて、入口に据え置く運用です。Time Clock Appなら、新しい専用機器や社員ごとのアカウント発行は必要ありません。手持ちのタブレット1台から始められます。
社員は入口で名前をタップするだけ。個別ログインは不要
Time Clock Appでは、管理者がアプリ上で社員の名前をまとめて登録します。営業部・総務部といった部署単位で一括登録できるため、最初の設定にも時間はかかりません。社員は出社したら入口のタブレットで自分の名前をタップし、出勤・退勤・休憩開始・休憩終了のいずれかを選ぶだけです。IDやパスワードを覚える必要も、個人のスマホにアプリを入れる必要もないので、ITが苦手な社員でも迷わず使えます。
人数無制限・月額780円の定額だから、部署や拠点が増えても安心
勤怠管理サービスの多くは、利用する社員の人数に応じて料金が決まる仕組みです。社員が増えるたびに費用が上がるため、少人数の事務所ほど割高に感じやすくなります。Time Clock Appは月額780円（税込）の定額で、登録人数も端末数も無制限です。小規模事務所のタイムカードアプリとして、採用で社員が増えても、部署を新設しても費用は変わりません。本社と支店のように拠点が分かれている場合も、それぞれの入口にタブレットを置いて同じ料金のまま運用できます。
リマインダーとCSV/Excel出力で、打刻漏れと月末集計の手間を減らす
打刻漏れを防ぐリマインダー機能があるため、押し忘れにその場で気づきやすくなり、月末に本人へ聞いて回る手間が減ります。記録した勤怠データはCSV/Excel形式で出力できるので、締め日に1か月分をまとめて書き出し、給与計算の担当者や顧問の社労士へそのまま渡せます。管理者はPC・タブレット・スマホから記録を確認でき、データはiCloudやGoogleのバックアップで保護されるため、端末の故障や買い替えのときも安心です。
来客対応・受付まわりでも置き場所に困らない
タブレットは場所をとらないため、入口の棚や受付カウンターの脇、共用スペースの一角など、社員が必ず通る場所に1台置くだけで済みます。出社直後に来客や電話が入っても、席に向かう途中でタップすれば記録が終わるので、打刻のタイミングを逃しにくくなります。人目につく共用の場所に置くことは、代理打刻の抑止にもつながります。不正打刻を防ぐ運用のポイントは代理打刻・不正打刻はなぜ起きる？据え置きタブレットで防ぐ仕組みと運用のコツで紹介しています。
導入の流れ（3ステップ）
- タブレットにアプリを入れる — 事務所にあるiPadやAndroidタブレットにTime Clock Appをインストールします。これから端末を用意する場合は、タブレット勤怠アプリの選び方｜iPad・Androidどちらが現場に向いているかも参考にしてください。
- 社員を一括登録して入口に設置する — 管理者が社員の名前を部署ごとにまとめて登録し、タブレットを入口や受付付近に置きます。社員への案内は「出社したら名前を押して出勤を選ぶ」だけです。
- 30日間の無料トライアルで締めまで試す — トライアル期間中も人数は無制限です。1か月分の打刻からCSV出力、給与計算への受け渡しまで、実際の締め作業を一通り試してから判断できます。期間内に解約すれば費用はかかりません。
まとめ
事務所の勤怠管理は、入口にタブレットを1台置くだけで、紙のタイムカードの手集計から大きく解放されます。社員は名前をタップするだけで、個別ログインやスマホへのアプリ導入は不要です。月額780円・人数無制限の定額なので、部署や拠点が増えても費用は変わらず、CSV/Excel出力で月末集計の手間も減らせます。オフィスでの活用イメージは事務所・オフィス向けのご紹介ページでもご覧いただけます。まずは30日間の無料トライアルで、事務所の入口に置いたタブレットからお試しください。
Time Clock App は、月額780円・人数無制限・端末数制限なしのタブレット据え置き型勤怠アプリです。管理者がメンバーを登録するだけで、その日から打刻が始められます。
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